P.A.R.A笔记管理法

日常 3461 字 138 阅 3 评

前言


不知你是否有跟我一样的感觉,在日常生活中看了很多书籍文章学了很多课程,但是最后却没有沉淀和记忆,通常是笔记一写就再也没有阅读过,甚至有时候想找也很难一下子找到。

那我们如何才能避免这种情况,让自己收集的信息和创造的内容能更好的被组织和管理,而不至于沦为一堆无用的垃圾文件呢?

P.A.R.A笔记管理法能有效的帮助我们对创建和记录的内容进行管理,或许它不是最好的,但相比没有管理来说,已经是一个质的飞跃。、

什么是P.A.R.A.


(一)简介

P.A.R.A. 项目(Project)、领域(Area)、资源(Resource)、 档案(Archive)的简称。它是思想是,以完成一个又一个的项目作为目标区记笔记,将信息内化为知识,并以项目为导向,将知识整合输出为实际内容,获得反馈,从而实现闭环。

(二)定义

1. 项目:具有明确的目标以及时间范围,是最小执行单位

所谓项目,是指一个将要发生的独立事件,并且这个事件不是一次性就能完成的,至少需要多个动作(比如出去买可乐,就是一个小项目;而在家里倒杯水喝,就只能当做任务)。

例子:科创项目、发布文章、制作视频、设计、PPT,组织亲友师生间的活动,甚至是给恋人的一个惊喜,都可以是项目。

2. 领域:你日常需要精进的领域(所以你需要为此负责)

领域这个概念可能大多数人都很模糊,其实我们无时无刻不在某个领域中尽到责任。比如在生活中所承担的不同角色(配偶、母亲/父亲、团队领导、足球教练)、工作分类(外贸、设计、摄影),以及需要你持续关注的事情(运动、财务、宠物)。

但换个角度来看,大多数人对这些方面并没有「精进」的预期,只是被动地推着走,所以看起来就很模糊,甚至自己都不知道自己还要对某些领域负责。

把领域定义为「需要精进的方向」,这样能更好的激励自己前行。

领域一般没有结束的日期或最终的结果,但这并不代表领域没有终点。比如我们换工作了,从外贸行业转行到设计行业,原先的“外贸”领域就会转移到归档中保存;又或者某些领域因为你的环境变化,比如从产品开发变成了投资人,那么之前产品相关的领域很可能就成为了你的资源。

例子:举例:生物相关、科研相关、编程相关、英语相关

3. 领域和项目的例子

项目总是从属于某个领域,下面是一些例子

  • 跑马拉松是一个项目,而健康是一个领域
  • 节省3个月的开支是一个项目,而财务是一个领域
  • 去泰国度假是一个项目,而旅游是一个领域
  • 考教师资格证是一个项目,而工作是一个领域

4. 资源:你感兴趣的事情,也是支撑现在 Area 和将来 Area 的外部知识储备

一般来说是兴趣(网页设计、众筹、量化自我)、主题(心理学、政治、领导力、诚信)、资产(股票图片、排版链接、营销刷卡文件、产品推荐、代码片段)。

但基于精力分配和知识的形成,不推荐跨太多领域收集资源,这样要么会造成精力分散,要么造成资源坟场。更好地方法是,基于 Area (或者将来潜在的 Area)作为精进的方向,然后把资源当做 Area 的基石和养分,不断地为未来的可能性做准备。

○ 例子:资源库、灵感记录、习惯养成、精致生活记录、音乐

归档:沉寂的内容,但也许对未来有用

随着时间的推移,有些兴趣爱好会沉寂下来,有些项目会停止,有些领域会结束,这很正常。不必删除与之相关的信息,因为你永远不知道它什么时候会再次活跃起来。但在这期间,将资源笔记本归档,避免让你的工作空间变得杂乱无章。

从另一个角度来看,在过去的项目中,有一些有用的信息可以在当前和未来的项目中使用,这是很有意义的。无论是与老客户的电话会议记录,还是对某个行业的背景研究,或者是你为相关设计项目拍摄的照片,这都是你利用自己积累的 "智力资本 "来获得杠杆作用的主要方式之一。

  • 例子
    ■ 归档 Project,完成的项目回顾
    ■ 放信息:个人信息、密码、电器使用说明,简历
    ■ 年终总结
    ■ 不再感兴趣的东西

5. Inbox :快速的收集信息,减少判断的成本

Inbox 是我自己增加的。平常我们会看到一篇好的文章,或者有用是信息想要记录下来,但是有些内容暂时不属于任何项目,而且不一定连续,如果乱放将来就会很难索引,而丢掉未免也可惜。

我们可以用标签来管理。每周回顾一次,如果能放在项目或者领域的就扩展放入;如果不能的就放在缓存按照日期归档。

待日后搜索的时候就可以方便的蹦出来了。 当然你也可以用另一个产品来管理,不必追求 All in one

6. Daily note:日常记录

Daily note 也是我自己增加的一个用来记录日常的分类,记录生活中不必记录在项目中但又不能忽视的任务,同时也记录一些当日是总结。

(三)聚焦项目与领域的关系

我们的一生中由许多事件构成。只是对于大多数人来说,他们其实并没有一个关于自己生活和工作的完整的项目清单。但是他们却会告诉你,有太多的事情要做。当这样忙忙碌碌多年以后,其实发现自己可能做了许多事,但是却「样样稀松」。这就是只有项目,而缺乏领域聚焦带来的问题。

创建一个清晰的项目清单,能让你知道你的能力边界。而一旦界定了边界,你就可以有意识地、战略性地决定做或者不做,是弥补还是尽快放弃。

只是大多数人搞不清楚项目和领域的区别,看看图片中的例子,这个列表中没有一项是项目。 假期有结束的时候吗? 有没有这样一个时刻,你可以一劳永逸地把“效率”从你的清单上划掉? 不 —— 这些是正在进行的领域,而不是项目。

这就是问题所在,当我们对项目定义不清晰的时候,它会带来以下的问题

1. 目前的努力和长期目标没有关联

想象一下,当你日复一日、年复一年地面对左边一成不变的清单时,你会有怎样的反应?领域很少会有变化,记得吗?无论你多么努力工作,付出多少年的努力,永远不变的责任清单只会越来越重,越来越长 —— 长到最后你就会逃避,或者将其无视使之成为「僵尸项目」,这简直是抹杀一个人积极性的最好方法 —— 这也是为什么上面强调要弄清项目和领域的定义,以及项目需要「小规模」的原因。

通过将这些领域分解成大小不一的项目(如右边的列表),你可以确保你的项目清单几乎每周都会有变化。这就创造了一种节奏和完成项目的动力,以保持你的积极性。它能产生持续的新奇感和成就感,用来调动你的积极性。

即使对于可能需要数年时间才能产生新产品的研究(如上面的例子),即使只是 "假说证实 "或 "获得的结果",也要有一连串的实验结果,才能得出结果, 所以你总是可以把你的责任分解成更小可执行的项目

2. 你不知道你是否在朝着你的目标前进

你是否有过这样的经历:准备年度绩效考核,却不知道自己在过去一年里取得了什么成就?

现在想象一下,如果你把这个叫 "事件 "的领域分解成你计划和执行的每一个单独的项目。这不仅可以显示出你所经历的清晰的进展和成长,每一个活动都是在前一个活动的基础上建立起来的,而且还可以方便地提供给你一个目录,记录你所取得的成果,以便在年终的绩效考核中复盘。并且,你所拥有的不仅仅是一份清单 —— 你将为每一个完成的项目都有单独的文件夹,其中包含具体的笔记、资源和你在每个项目中收获的总结。

要清楚地知道自己在哪些方面取得了进展,就必须清楚地知道自己在哪些方面没有进展。要能自如地拒绝那些不重要的事情,就必须对真正重要的事情了如指掌。

如何开始


1.理清你的领域

我们罕有一些机会停下来问问自己想要成为什么样的人(而不是别人希望我们成为的人),那么可以把这件事当做一切的起点,想清楚你想精进的领域。

2.建立项目清单

  • 导出所有想法

    • 你的想法: 有什么事情让你担心,没有花时间去认定为项目?哪些事情占用了你更多的注意力,而不是它应该得到的?有什么事情需要发生,而你没有取得一致的进展,可以从项目结构中受益?(比如膝盖很痛打算看医生)
    • 待办事项: 在你还没有确定的较大的项目上,你已经采取了哪些行动?(比如去考个驾照)
    • 议程/日程: 下周三团队要出去 Teambuilding,需要准备一个议题
    • 环境: 桌面上未读完的文件、看到一半的书、待回复的微信红点等
    • 能力建设: 你想学习哪些技能?你想开始哪些兴趣爱好?什么样的项目可以推动你的事业发展,或者说让你的生活更有乐趣或更有趣?
    • 创造:你想学习、开发、建立、投入、追求、开始、探索或玩什么?
    • 周期性流程:你的工作或生活中哪些流程可以更有效率、更精简或更有目的性?你经常做的事情中,有哪些是需要花费时间太长、太难,或者是没有经过深思熟虑的?比如周期性的购物。
  • 整理和完善你的清单

    1. 删除任何明显不属于项目的东西:有时你只需要写下一些东西,就会意识到这不是你所承诺的东西。
    2. 合并同类项:将 "清理旧电脑 "和 "研究新电脑 "这两个项目结合起来,可以成为 "购买新电脑 "的一部分。
    3. 如果一个项目可以被一个日历条目所替代,那就把它添加到你的日历中。在适当的日子看到它,就会触发所有必要的操作。
    4. 将 "某天/可能 "项目移到列表的底部 :保持对这些未来项目的跟踪,但不要让它们让你的当前清单变得杂乱无章。
  • 确定预期成果和时间范围

    • 明确标准,我希望这个项目的结果是什么?(项目:预约看病=>结果:腰痛已经解决了,我可以在晚上睡觉时没有不适感了)
    • 添加一个日期,即使最后期限看起来很随意,但它也可以作为一个提醒,提醒你检查你的进度,重新评估你的方法。
  • 进行优先级排序,审视结果
    每周开始的时候,重新审视排序。既能保证集中注意力,又能看到自己对于更大的目标分配的精力是否合理。

几点注意事项:

  • 项目和领域之间会经常变化,比如某个产品功能上线后效果不错,成为了需要长期维护的系统
  • 领域和资源之间也会变化,比如把某个兴趣爱好升级为副业
  • 不要吝惜归档,也不要认为归档是垃圾箱。许多时候当前项目的总结,会对未来的内容有用,记得去归档中寻找过去的智慧,不要重新发明轮子。

尾声


P.A.R.A. 是一种组织信息的思路,但并不是某种具体的规范和教条。它也不能一下子就部署好,而是需要从一个小小的种子开始,逐渐展开,并根据使用者不断变化的需求进行演化。

时至今日,各种知识管理工具越来越多,与其寻找一个万能的工具,不如选择一个合适的方法。

☞ 原文

PARA方法:组织数字信息的通用系统 - Forte Labs

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最后更新 2022-08-05
评论 ( 3 )
OωO
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  1. 若非
    若非 博主大人
    @Tokin

    hh,,一开始我想完全按照这个方法程序来记笔记,后来在实际过程中删掉了“R”,慢慢的摸索一个适合自己的。

    2月9日 回复
  2. 老张博客

    这样好呀,聚合成了自己的知识库,现在群里很多人都在讨论笔记软件 的选择

    2021年12月23日 回复
    1. 若非
      若非 博主大人
      @老张博客

      我也还正在摸索这套方法的实际运用。笔记软件很多,有人一个便签就行,有人每个都不行,还是大家说的,适合自己的才是最好的。工具可以有很多,但如果自己有个成熟的记笔记体系,那工具只是锦上添花的作用。

      2021年12月23日 回复